Las 12 métricas principales para reuniones efectivas
Tomado de: Worklytics.co
Entonces, ¿cómo entendemos si nuestras reuniones ayudan a nuestra organización a conectarse? ¿O si en cambio están causando estrés y llevando al agotamiento?
Aquí hay 12 métricas clave que algunas de las empresas con las mejores culturas de reunión utilizan para comprender y mejorar sus hábitos de reunión.
Métrica 1: Tiempo dedicado a las reuniones
Métrica 2: # de reuniones recurrentes
Métrica 3: Duración de la reunión
Métrica 4: Tamaño de la reunión
Métrica 5: Uso de videoconferencias
Métrica 6: Distracciones de la reunión
Métrica 7: Inicios y finales tardíos
Métrica 8: Compartir la voz en las reuniones
Métrica 9: Inclusión en las reuniones
Métrica 10: Redundancia en los tomadores de decisiones
Métrica 11: # de colaboradores fuertes
Métrica 12: ¿Se reúnen los grupos correctos?
Métrica 1: Tiempo dedicado a las reuniones
Más de 10 horas por semana para los trabajadores del conocimiento tienden a correlacionarse con resultados de compromiso más bajos, menos tiempo de enfoque para realizar un trabajo profundo y días de trabajo más largos. Es importante realizar un seguimiento y comprender qué parte de su organización está en esta categoría para identificar dónde tomar medidas.
Métrica 2: # de reuniones recurrentes
Las reuniones recurrentes tienden a crearse con fines de coordinación y, a menudo, viven mucho más allá de su utilidad. Esto es particularmente cierto para las reuniones recurrentes más grandes donde los participantes individuales pueden dudar en pedir su eliminación, sin embargo, dado el tamaño, las reuniones pueden no ser tan útiles. Los equipos remotos e híbridos a menudo ven una explosión en las reuniones recurrentes que pueden explicar la mayor parte del tiempo dedicado durante la jornada laboral.
Métrica 3: Duración de la reunión
Las reuniones más cortas tienden a ser más eficientes y permiten discusiones rápidamente puntuales. Sin embargo, el trabajo remoto e híbrido a menudo conduce a una proliferación en reuniones cortas 1:1 utilizadas para la coordinación. Estas reuniones, aunque útiles, en realidad pueden conducir a una mayor fragmentación del calendario y una disminución del tiempo de enfoque, ya que cada tarea requiere 23 minutos de tiempo de cambio entre reuniones.
Métrica 4: Tamaño de la reunión
La investigación indica que el tamaño ideal de la reunión es de entre 3 y 8 participantes. Las reuniones más grandes tienden a convertirse en sesiones de intercambio de información y permiten una participación individual mucho menor. Los datos indican que en las reuniones más grandes las personas tienden a distraerse mucho más al pasar tiempo en el correo electrónico y la mensajería. Esto es particularmente cierto en entornos de trabajo remoto.
Métrica 5: Uso de videoconferencias
La investigación indica que los períodos prolongados de conferencias a través de herramientas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams pueden provocar agotamiento. Esto parece ser particularmente cierto cuando las personas se sienten obligadas a permanecer en video durante las llamadas. La investigación también indica que las mujeres se ven afectadas de manera desproporcionada por este efecto.
Métrica 6: Distracciones de la reunión
En un entorno de trabajo cada vez más conectado, un aluvión constante de notificaciones y otras distracciones pueden dificultar la concentración en las reuniones. Estas distracciones de herramientas como Slack, Microsoft Teams y el correo electrónico pueden significar que es menos probable que las personas estén presentes durante las reuniones. Utilizando estadísticas de uso anónimas de estas diversas plataformas, es posible comprender el volumen de actividad concurrente y con esto generar una estimación de cuán enfocadas tienden a estar las personas en las reuniones. Por ejemplo, hemos descubierto que las reuniones más grandes y remotas tienden a estar mucho menos enfocadas.
Métrica 7: Inicios y finales tardíos
El volumen de reuniones que comienzan tarde o terminan con el tiempo puede ser una muy buena medida de higiene de la reunión. Esto se puede medir utilizando métricas de uso anónimas de herramientas como Zoom y Teams combinadas con un tiempo de reunión programado a partir de datos en Google o Outlook Calendar.
Métrica 8: Compartir la voz en las reuniones
La inclusión en las reuniones es un indicador importante de cómo se percibe la contribución de un empleado. Es común que solo unas pocas personas dominen la mayoría de los grupos y reuniones grandes, lo que está altamente correlacionado con los equipos que sienten que no tienen voz o que no se consideran valiosos. Este fenómeno es particularmente desafiante para los grupos subrepresentados en el acuerdo de trabajo remoto o híbrido cuando la única contribución o exposición al equipo o la administración más grande es a través de reuniones más grandes. La estimación de la voz en las reuniones es posible utilizando datos de uso anónimos de Zoom y MS Teams.
Métrica 9: Inclusión en las reuniones
Las reuniones no se tratan solo de conocer a otros o tomar decisiones. También proporcionan formas para que los empleados obtengan exposición, construyan relaciones y demuestren su valor para el equipo. Una tendencia común observada en el trabajo remoto e híbrido es que los empleados más jóvenes o subrepresentados a menudo son excluidos de las reuniones clave. Esto les da una oportunidad limitada para obtener exposición y aprender más sobre la organización. Medir la composición de las reuniones típicas puede darnos una idea del nivel de inclusión en estas discusiones clave.
Métrica 10: Redundancia en los tomadores de decisiones
Observar a los asistentes a reuniones clave también puede ayudar a las empresas a comprender el nivel de redundancia dentro de su organización. ¿Hay muchas reuniones que contienen múltiples líderes en el mismo lapso de control? ¿Hay muchas reuniones llenas de vicepresidentes o líderes de alto nivel que conducen a la redundancia en la toma de decisiones? Esta métrica también es útil para comprender si las decisiones son benignas y se toman de la manera más efectiva dentro de la organización.
Métrica 11: # de colaboradores fuertes
Una tendencia común en el trabajo remoto e híbrido ha sido la cultura general de colaboración excesiva impulsada por las reuniones, pero trasladada a otros canales como Slack, Teams y Email. Una forma de medir el exceso de colaboración es considerar el número de conexiones fuertes que tiene el individuo promedio en un equipo. Las conexiones fuertes son personas con las que constantemente pasas al menos 2 horas por semana, ya sea reuniéndote o comunicándote con ellas. Si este número es grande (más de 10 más o menos), la mayoría de las empresas suelen encontrar una fuerte correlación con los puntajes negativos de las encuestas sobre "Toma de decisiones lenta", "Demasiado proceso", etc. Esto indica que el exceso de colaboración también significa que para hacer su trabajo debe colaborar estrechamente con otras 15 personas, y las decisiones solo se toman a través del consenso. Este es un indicador clave para procesos ineficaces e ineficientes.
Métrica 12: ¿Se reúnen los grupos correctos?
La clave para mejorar la cultura de las reuniones es comprender cómo los diferentes grupos dentro de una organización comparten información y pasan tiempo juntos. Usando datos anónimos de herramientas como Zoom, Teams y Calendars se puede generar un mapa de colaboración a través de reuniones en toda una organización. El estudio de este mapa puede ayudar a proporcionar información sobre las formas de unir funciones desconectadas o administrar grupos que consumen una cantidad excesiva de tiempo de reunión de otras funciones.
Las reuniones han sido durante mucho tiempo el alma de las empresas: es la forma en que colaboramos y nos conectamos entre nosotros. Una cultura de reuniones efectiva puede ayudar a las empresas a vigorizar y motivar a sus equipos. Sin embargo, con demasiada frecuencia estamos atrapados en una serie de reuniones aparentemente interminables que incluyen a demasiadas personas y no logran tanto como nos gustaría. Esta tendencia se ve exacerbada con los equipos remotos e híbridos, donde la necesidad de coordinarse a menudo puede conducir a una explosión en las reuniones y al exceso de colaboración. Las personas que pasan demasiado tiempo en las reuniones también tienden a trabajar jornadas laborales más largas, con el fin de compensar el tiempo perdido. Esta tendencia que se refuerza a sí misma puede ser una fuente importante de frustración y un factor clave de agotamiento para los equipos.
